Jak se do optimalizace tiskového prostředí pustilo Ministerstvo průmyslu a obchodu ČR

MPOMinisterstvo průmyslu a obchodu ČR se po zralé úvaze koncem roku 2010 rozhodlo pro optimalizaci tiskového prostředí s odborným konzultantem a vyhlásilo výběrové řízení na vypracování studie stávajícího stavu a návrhu optimalizace tiskového prostředí. Toto výběrové řízení vyhrála společnost Print Partners díky nejlepší kombinaci nabídnuté služby a ceny. Důležitou roli v tom hrála i nezávislost společnosti Print Partners na jediném dodavateli tiskových technologií. Spolupráce byla jasně definována na vypracování studie a nijak nepokrývala realizaci tiskového řešení právě proto, aby byla zachována maximální objektivita navržené optimalizace. Projekt byl rozdělen do dvou fází. V první fázi bylo úkolem společnosti Print Partners zmapovat stávající tiskové prostředí a zanalyzovat ekonomiku jeho provozu. Po ukončení této části spolupráce se mohlo ministerstvo rozhodnout v druhé části projektu zaměřené na návrh optimalizace nepokračovat. Vzhledem k tomu, že již na konci první části projektu bylo patrné, že prostor pro racionalizaci tisku je více než jasný a dosavadní spolupráce proběhla podle očekávání, spolupráce pokračovala až k návrhu konkrétního tiskového řešení.

Ke zmapování stávajícího tiskového parku byl nasazen nástroj vzdáleného monitoringu a byl proveden fyzický audit veškeré reprografické techniky ve 4 lokalitách zadavatele. Měření objemu tisku trvalo 50 dnů a pro vyčíslení nákladů na tisk byla použita metodika TCO (Total Cost of Ownership). Vedle zřejmých přímých nákladů na zařízení, spotřební materiály, servis a papír byly analyzovány také náklady na správu tiskového prostředí, elektrickou energii, obsluhu interních reprografických center, IT podporu a související administrativu. Nejednalo se přitom o malý projekt, protože výchozí stav MPO zahrnoval na 650 tiskových zařízení 14 výrobců pokrývajících 115 různých modelů zařízení. Výstupem analýzy byla zpráva o stavu a nákladech stávajícího tiskového prostředí, obsahující i náznak možných optimalizačních strategií.

Následovala rozsáhlá diskuze, při níž sehledalo takové řešení, které by vedlo ke značné úspoře a zjednodušení správy tiskového parku při zohlednění poměrně značných limitů daných zadavatelem. Mimo jiné se jednalo o limity dané historickou budovou ministerstva v Praze Na Františku, požadavek vysoké dostupnosti tisku pro uživatele, specifické bezpečnostní faktory ministerstva a komplikovanou organizační strukturu, která se navíc poměrně často mění.

Navržené tiskové řešení přitom představuje jakýsi ideální koncový stav, ke kterému se ministerstvo postupně propracovává. Jeho základem je síť centrálních A3 monochromatických multifunkčních strojů, z nich většinu ministerstvo již mělo. Tato páteř tiskového řešení byla pak doplněna o menší A4 monochromatická tisková zařízení na pracovištích splňující kritérium konkrétního minimálního objemu tisku. Barevný tisk je pak zajištěn výhradně v reprografických centrech ministerstva, což umožňuje udržet nad ním velmi dobrou kontrolu. Tisk bude řízen softwarem umožňujícím funkce typu follow me, zabezpečený tisk a sledování nákladů podle organizačních jednotek.

Navržené tiskové řešení počítá s redukcí počtu tiskáren z cca 650 na 250 zařízení, v důsledku čehož se změní poměr uživatelů na stroj z 1,13 na 2,91 uživatele na jedno tiskové zařízení. Tato výsledná hodnota představuje ještě pořád značně decentralizované tiskové řešení, ovšem vyhovuje výše zmíněným limitům daným zadavatelem, zejména na zachování vysoké dostupnosti tisku. Navržený koncový stav počítá s redukcí počtu modelů ze závratných 115 na 21 a se snížením průměrného stáří tiskového zařízení z 9 na 5 let. To vše při zachování stejného objemu tisku a s výsledkem 20,5 % úspory, resp. 17,3 % po započtení potřebných investic.

Vedle těchto „hmatatelných" zlepšení nasazením nového tiskového řešení uskuteční ministerstvo významný krok směrem k větší digitalizaci oběhu dokumentů a s tím souvisejícímu elektronickému oběhu dokumentů. V neposlední řadě se také ministerstvo do značné míry zbavuje závislosti tiskového řešení na organizační struktuře. Zajímavým výsledkem je také fakt, že ministerstvo nebude nuceno provádět rozsáhlé investice, ale ve velké míře lépe využije již vlastněnou techniku.

Jak bylo uvedeno výše, ministerstvo pořídilo od společnosti Print Partners konzultační službu. Realizace tiskového řešení je v době vzniku této případové studie v plném proudu. Jednotlivé kroky jsou realizovány na základě samostatných výběrových řízení.

Tato případová studie vznikla s laskavým souhlasem Ministerstva průmyslu a obchodu ČR.

Vyjádření Ministerstva průmyslu a obchodu ČR k poskytnuté službě

Ing Marcan MPO

„Spolupráce se společností Print Partners naplnila očekávání, se kterými jsme do studie stávajícího stavu a možné optimalizace vstupovali. Setkali jsme se s profesionálním zvládnutím našeho zadání a věříme, že navržené řešení přinese očekávané benefity. Potvrdil se také náš předpoklad, že oddělení optimalizace tiskového prostředí od vlastní realizace této optimalizace vede k objektivnějšímu výsledku."

Ing. Miloslav Marčan, ředitel odboru informatiky Ministerstva průmyslu a obchodu ČR