K tematu ekonomika tisku

 

Ekonomická nestabilita posledních let přiměla firmy provětrat většinu rozpočtových zákoutí. I přesto existují náklady, které jsou skryté a často podceňované. Jedním z nich jsou náklady na tisk a kopírování.

Když se zeptáte kteréhokoli finančního manažera, kolik jeho společnost stojí provoz vozového parku, bude vám schopen říct velmi přesné číslo. Když se však zeptáte stejného člověka na náklady na tisk, nedostanete buď žádnou odpověď, nebo se dozvíte maximálně výši útrat za tonery a inkousty. Ačkoli tyto náklady nejsou zanedbatelné, podle studie agentury Gartner Research představují pouhých 17 % celkových nákladů na vlastnictví (TCO) tiskových parků. Kde je tedy ten zbytek?

Než odpovíme na tuto otázku, bylo by dobré udělat si přesnější představu o výši celkových nákladů na tisk. Možná si říkáte, že se z hlediska celkových čísel firmy bavíme o drobných. To je ale velký omyl. Místo toho, aby se snažili řídit celkové náklady na vlastnictví tiskových parků, pořádá většina manažerů chrtí zápasy, pardon, výběrová řízení na dodavatele spotřebního materiálu a o změně rozhodují na základě rozdílu v ceně v řádech desítek korun. Přitom jim uniká, že celkové náklady na vlastnictví tiskových parků jsou mnohem komplexnější a dosahují 1–3 % ročního obratu (ano, obratu!) společnosti. To je údaj, na kterém se shodují výzkumné agentury Gartner Research a InfoTrends. Agentura IDC dospěla k rozmezí 1–5 % ročního obratu.

Co tedy tvoří náklady na tisk? Položky lze rozdělit na tzv. přímé a nepřímé náklady. Pro zjednodušení si můžeme přímé náklady definovat jako ty, které vám dodavatelé vyúčtují formou faktury, z níž bude patrné, že souvisí s tiskem. Nepřímé náklady jsou pak ty, na které nechodí samostatné faktury odkazující se na tisk. Jsou ale relevantní a na celkových nákladech na vlastnictví tiskových parků mají podle některých studií dokonce vyšší podíl než ty přímé. Přesto o jejich existenci a výši nemá většina firem ponětí.

Přímé náklady na tisk – kde je opravdu problém?

tiskarna modra

Při nákupu tiskárny zapomeňte na pořizovací cenu!

Hlavními položkami přímých nákladů na tisk jsou pořizovací cena tiskárny či kopírky a cena spotřebního materiálu. V malých firmách se často hledí více na pořizovací cenu tiskáren než na jejich provozní náklady, které jsou však po dobu životnosti stroje někdy i mnohonásobně vyšší než jeho nákupní cena. Ve velkých firmách bývá naopak problém s výrazně překročenou a nadbytečnou kapacitou tisku, která celkové náklady zvyšuje. Firmy například nakupují A3 multifunkční tiskárny, aniž by měly představu o tom, kolik A3 výtisků reálně pořizují. Rozmístění tiskáren je často spíše výsledkem organického vývoje než strategického rozmístění tiskových zařízení za účelem minimalizace nákladů. Jen hrstka organizací svá rozhodnutí o výběru tiskového zařízení zakládá na porovnání celkových přímých nákladů (náklady na stroj a veškeré provozní náklady za dobu životnosti stroje), natož pak na základě rozhodnutí o celkových nákladech na vlastnictví (přímé a nepřímé náklady).

 

servis modra

Některé opravy se vyplatí jen „opravářům". Vám ne!

Dalším přímým nákladem jsou náklady na údržbu a opravy zařízení. U těch je už jednoznačně možné konstatovat, že je drtivá většina společností nemá pod kontrolou. Jen málokterá společnost dokáže vyčíslit náklady na servis tiskových zařízení a zpravidla vůbec nemá představu o tom, jestli byly tyto náklady vynaloženy účelně. Servis se tak často stává doslova zlatým dolem servisních organizací, které těží z neznalosti a neochoty administrátorů, office manažerů a dalších lidí na zodpovědných pozicích řešit oprávněnost oprav. Jakkoli to zní tvrdě, tito pracovníci jsou v 90 % případů závislí na „odborném" posudku servisního technika. Některé IT pracovníky by sice toto konstatování mohlo poněkud rozpálit, ale kdo z nich dokáže správně posoudit, zda je výměna zapékací jednotky (cena od 2 000 do 20 000 Kč) opravdu nutná, nebo zda by se problém dal vyřešit opravou zapékací jednotky? Často se stává, že vás servis tiskárny či kopírky stojí i několikanásobek její pořizovací ceny.

 

duplex

Snižujte náklady na papír rovnou o desítky procent!

Do stejné kategorie patří také papír. Pomineme-li fakt, že firmy většinou nemají žádné relevantní srovnání toho, kolik papíru nakoupily a kolik ho skutečně potiskly, největší promarněnou příležitostí v tomto ohledu je oboustranný tisk. Firmy buď oboustranný tisk neřeší vůbec, nebo svým zaměstnancům oboustranný tisk jen čas od času doporučí. Přitom existuje řada způsobů, jak vhodným nastavením tiskového parku a za použití softwarových nástrojů snížit právě duplexním tiskem objem spotřebovaného papíru až o desítky procent. Postačí k tomu buď obyčejné výchozí nastavení tiskových ovladačů na oboustranný tisk, vytvoření a intuitivní pojmenování tiskových front pro oboustranný tisk nebo nasazení sofistikovaného řešení typu rule-based printing (tisk na základě předdefinovaných pravidel) či náhledového wizardu, který uživatelům pomůže jednoduše naskládat více stránek na jeden list, nastavit správně tisk do brožury (například HP PrintView) i eliminovat tisk některých stránek (například GreenPrint).

Pozor na skryté výdaje

Nenajdete je na žádné faktuře odkazující k tisku, přesto tyto nepřímé náklady cenu vytištěné stránky výrazně ovlivňují.

 

energie

Energie zvyšuje cenu tisku!

Pokud jste si v letech 2001 až 2003 pořídili tiskárnu HP LaserJet 4100, která tiskla 25 stránek za minutu, příkon této tiskárny při tisku byl 465 W. Současná ekvivalentní řada, o které budete při náhradě přirozeně uvažovat, nese název HP LaserJet Enterprise 600. Je to tiskárna podobných rozměrů, robustnosti, vhodná pro srovnatelně velkou pracovní skupinu. Sice tiskne v závislosti na konkrétním modelu od 43 do 60 stránek za minutu, ale k tomu také spotřebuje od 790 do 920 W, tedy o 69 až 97 % více než její praprababička! Spotřeba při stavu „připraveno" je přitom srovnatelná. Když uvážíte, že ceny elektrické energie pro průmysl se podle dat Eurostatu zvýšily mezi lety 1997 a 2010 o 33,7 %, je evidentní, že náklady na elektrickou energii na vytištěnou stránku i přes veškeré ekologické a ekonomické iniciativy, certifikáty a ocenění výrobců rostou exponenciálně!

 

lide

Nejdražší jsou lidé!

Drtivá většina dnešních organizací ignoruje náklady na tisk, které tvoří práce jejich vlastních zaměstnanců, a přitom se jedná o absolutně nejdražší položku! Až 20 % požadavků na IT HelpDesk souvisí s tiskem (podpora uživatelů) a 15 % kapacity IT oddělení pohltí správa tiskového parku. Do té spadá zajištění připravenosti síťové infrastruktury a tiskového serveru, instalace a aktualizace ovladačů, správa tiskových front, zajištění spotřebních materiálů, jejich distribuce k zařízením, likvidace vzniklých odpadů, zajištění čištění a údržby, řešení oprav strojů a s těmito všemi úkony se pojící objednávky, faktury a další administrativa. Nároky na IT pak rostou s mírou decentralizovanosti tiskového parku a jeho stářím. Proč jsou tyto náklady ignorovány? Nejčastěji zaznívají argumenty „stejně tady musíme být" nebo „tyto pracovníky stejně platíme". Ovšem stejní lidé pak řeší nedostatečnou kapacitu IT oddělení pro podporu klíčových projektů IT. Správa tiskového parku může být přitom významně zjednodušena už volbou správné architektury tiskového řešení a použitím nástrojů pro efektivní správu nebo převedením části či většiny správy tiskového parku a podpory uživatelů na externího dodavatele ve formě tzv. služeb Managed Print Services. Řada finančních manažerů se domnívá, že taková externí správa tiskového parku musí být nutně dražší. Opak je ale pravdou. Efektivita správy tiskových parků odborníky vybavenými odbornými kompetencemi, nástroji a logistickými procesy bude výrazně vyšší i při marži, kterou si na takové externí správě vytvoří. Přidanou hodnotnou takového přístupu je pak jasná definice zodpovědnosti za funkčnost tiskového parku a smluvně garantovaná odezva na potřeby tiskového prostředí.

Potenciálně ještě dražší a ještě více opomíjenou položkou je nedostupnost tisku, tedy cena času uživatele, který nemůže tisknout. Někteří výrobci a dodavatelé tiskových technologií ve jménu úspory přímých nákladů (cena stránky) navýší celkové náklady na tisk tím, že přehnanou centralizací tisku (místo více zařízení jsou ve firmě umístěny velké „chodbové" tiskárny) vytváří v print roomech nebo kolem tiskáren debatní kroužky připomínající firemní kavárnu. Hádejte, co bude dražší – o 5 až 10 haléřů dražší výtisk na menších tiskárnách nebo debatní kroužky? S ničím se to nemá přehánět a o centralizaci tisku to platí dvojnásob.

 

spomat modra

Rizikový spotřební materiál!

Chceme-li mít obraz tiskových nákladů více méně kompletní, nemůžeme na tomto místě opomenout finanční náklady a rizika spojená s tiskovým parkem. Prioritou by mělo být „neparkovat" mnoho peněz do drahých tiskových zařízení a zásob drahých tiskových náplní. U klasických kopírek, jejichž pořizovací ceny se pohybovaly v desítkách až stovkách tisíc korun, jsme si zvykli na to, že takové zařízení nekupujeme, ale pronajímáme. To samé se dnes prosazuje i u tiskáren, u nás však pomaleji než například v západní Evropě. Spotřební materiál zejména pro barevné tiskárny může představovat významnou zátěž a riziko. Sada 12 spotřebních materiálů (po jednom kusu od každého materiálu nutného pro provoz velké multifunkční tiskárny HP) stojí bez mála 50 000 Kč. Zásoby spotřebního materiálu se ve firmách často pohybují v řádu desítek tisíc korun a jsou obvykle pod minimální kontrolou. Až 5 % nakoupeného materiálu je nakonec nepoužitelný, buď kvůli chybě při nákupu, nebo proto, že zařízení, pro které je spotřební materiál určen, skončí službu dříve, než je veškerý materiál spotřebován.