4 hlavní benefity MPS služeb

MPS přinášejí snížení nákladů, jejich zprůhlednění, zvýšení dostupnosti tisku pro uživatele a zjednodušení práce všem, kdo se o tiskový park starají.

1. Snížení nákladů na tisk až o 30 %

A) PŘÍMÉ NÁKLADY = cena za stránku

Jak služby MPS sníží přímé náklady, které tvoří zejména pořizovací cena zařízení, cena spotřebních materiálů, papíru, servisních služeb a preventivní údržby? Skutečně v praxi funguje to, že když budeme platit za stránku, zaplatíme méně, než kdybychom platili tiskové kazety a servis? Při zajištění tisku formou služby MPS dochází obvykle ke konsolidaci dodavatelů. Ekonomové by efekt z toho plynoucí pojmenovali jako úsporu z rozsahu, nákupčí by řekl, že je to množstevní sleva.

Výrobci vám dají „slevu"

Zde se krásně naplňuje české pořekadlo, že je lepší vrabec v hrsti než holub na střeše. Většina služeb MPS totiž pro jejich poskytovatele představuje mnohem dlouhodobější spolupráci se zákazníky, než je jednorázová transakce typu nákup tiskové kazety nebo oprava tiskárny. Proto mají obchody se službami MPS značnou podporu již samotných výrobců tiskových technologií. Ti dnes velmi často vyrábí modely tiskových zařízení, které jsou určeny výhradně pro obchody zajištěné smlouvou a dodávané koncovým uživatelům formou kontrolované distribuce přes specializované obchodní partnery nebo přímým prodejem. Tyto modely tiskáren mají nižší pořizovací ceny a hlavně nižší provozní náklady než srovnatelné stroje ve volné distribuci. Společnost Hewlett-Packard pak svého vrabce v hrsti materializuje tak, že jestliže existuje tonerová kazeta s označením Q7551A, existuje také kazeta s označením Q7551AC. Právě „C" na konci produktového čísla označuje, že kazeta je distribuována kontrolovaně, výhradně prostřednictvím specializovaných partnerů a výhradně pro obchody zajištěné smlouvou MPS, ve kterých zákazníci platí za vytištěné stránky. Kazeta s céčkem na konci je znatelně levnější a tato sleva se přímo přenáší na koncového zákazníka. Skutečně tak platí, že pokud si zákazník pořídí tiskárnu a sám si do ní nakupuje tiskové kazety, přijde ho jedna stránka dráž, než když bude platit za vytištěné stránky.

Služby MPS a neoriginální kazety – laciný trik či reálná alternativa?

Existuje ještě další zdroj úspory na spotřebních materiálech, který se ve službách MPS ve světě hojně využívá, a tím je nasazení neoriginálních tiskových kazet. Můžete si říci, že takovou úsporu si dokážete zajistit sami prostým nákupem renovovaných kazet. Dokážete to ale skutečně s garantovanou servisní odezvou a s převzetím závazku udržovat dlouhodobě tisková zařízení v plně provozuschopném stavu? Významní čeští renovátoři tiskových kazet vám mohou nabízet garanci bezpečí vaší tiskárny. Neboli pokud jejich kazeta poškodí tiskárnu, oni ponesou náklady na opravu. V takové garanci se ale nemluví o těžko postižitelném celkovém zkrácení životnosti tiskárny.

Na druhou stranu, pokud se zamyslíte nad nasazením neoriginálních kazet ve službě MPS, eliminujete jakákoli rizika, jako je poškození stroje nebo nižší výtěžnost tiskové kazety tím, že platíte za kvalitně vytištěné stránky, nikoli za tonerové kazety, opravy, údržbu nebo nákup nového zařízení, když to původní doslouží dříve, než jste předpokládali.

Zmenší se objem tištěných dokumentů

Známá manažerská poučka říká, že co se měří, to se zlepšuje. A platí to i v případě tisku. Jestliže v současnosti nikdo nesleduje, co se dnes tiskne a kolik to stojí, je nadmíru jasné, že dochází k plýtvání. Jakmile dojde ke zprůhlednění nákladů na tisk, které služby MPS jednoznačně přinášejí, začnou se uživatelé k tisku chovat rozumněji.

Stránky budou směrovány na levnější zařízení

Dojde-li při zavedení služeb MPS na optimalizaci tiskového prostředí, téměř jistě přestanete posílat
černobílé stránky na barevná zařízení s vysokou cenou za černobílou kopii, budou eliminována redundantní zařízení, která poskytují stejnou funkčnost, ale za vyšší cenu za stránku než jiná ekonomičtější zařízení ve firmě, a přestanete tisknout barevně to, co rozhodně barevné být nemusí. Dojde totiž k tomu, že ve firmě bude dle principu 4S správný počet správných zařízení, na správných místech a budou správně používána. I když zůstanou ostatní faktory ovlivňující cenu stránky konstantní, jen pouhou optimalizací tiskového parku dojde ke snížení ceny za stránku.

B) NEPŘÍMÉ NÁKLADY = (nejen) čas vašich lidí

Nepřímé náklady nejčastěji nabývají formu mzdových nákladů. Ať se jedná o čas office manažerů, pracovníků IT nebo například účetních, máme tendenci tyto skryté náklady nevidět nebo je bagatelizovat. Uspořit se přitom dá tím, že eliminujete nebo alespoň redukujete činnosti, které mohou zajistit počítače a efektivnější odborníci.

Využijte lidi lépe, než k hlídání tonerů

Začíná to již eliminací hlídání tiskových kazet a dalších spotřebních materiálů. Víte o tom, že multifunkční barevná tiskárna má až 12 různých spotřebních materiálů? Opravdu chcete „hlídat" stav všech těchto materiálů ve všech zařízeních, objednávat zásoby, za tyto zásoby materiálu zodpovídat a zpracovávat administrativní agendu, která s tím souvisí? Věděli jste, že činnosti související s výměnou jediné tiskové kazety zaberou v průměru 23 minut čistého času všech osob, které se na tom podílí (zdroj: Gartner Group)? Přitom dnes existují technologie, díky nimž mají poskytovatelé služeb MPS přehled o všech spotřebních materiálech, a pomocí sofistikovaných aplikací včas vyhodnotí, do kterých tiskáren jejich zákazníků a kdy je třeba dodat jaké tiskové kazety, aniž by o jejich potřebě dodání měl zákazník sebemenší tušení.

Poruchy nesníží produktivitu uživatelů

Poskytovatelé služeb MPS spoří nepřímé náklady svým zákazníkům také tím, že předcházejí poruchám strojů díky pravidelné, automaticky iniciované preventivní údržbě tiskových zařízení a díky okamžitému předání zprávy o chybovém stavu tiskového zařízení poskytovateli služeb MPS bez účasti zákazníka. Na základě tohoto hlášení dodavatel zahajuje opravu. Díky těmto postupům je minimalizována doba nedostupnosti tiskového zařízení kvůli poruše či opravě, což má přímý dopad nejen na čas osob, které se o tiskárny starají, ale především na produktivitu uživatelů zařízení.

Zjednodušené rozúčtování nákladů vám ušetří čas

Úsporu času na straně zákazníka přináší také nový a jednodušší způsob vyúčtování služeb. Místo samostatných faktur na spotřební materiály, opravy a případnou preventivní údržbu, a dokonce místo měsíčních odpisů hmotného investičního majetku, dostává zákazník od svého poskytovatele služby MPS fakturu za vytištěné stránky členěnou podle zařízení či oddělení. Odpadá tak práce s mnoha doklady a s alokováním nákladů.

Úspora za elektřinu

Díky dosažení stavu správného počtu tiskových zařízení v organizaci a řízené obnově tiskového parku se časem zbavíte zbytečných žroutů elektrické energie, kterými tiskárny zapékající toner na papír rozhodně jsou, zejména pak ty starší.

2. Zprůhlednění nákladů na tisk

Víte, proč se ve firmách plýtvá? Protože se neví a neřeší, co kolik stojí. Jedna z otázek, kterou konzultant služeb MPS klade zákazníkům, když se snaží vyčíslit jejich náklady na tisk, se týká výše částky, kterou platí za servis a údržbu tiskáren. V naprosté většině případů zákazník odpovídá, že to není schopen říci, protože vždy objedná a zaplatí servis dle potřeby a fakturu předá do účtárny a také tvrdí, že to jsou zanedbatelné náklady. Právě tito zákazníci jsou ideální cílovou skupinou „opravářů" tiskáren.

Ekonomičtěji se zákazníci nechovají ani ke spotřebním materiálům. Prodejci tiskových náplní, kteří se také zabývají sběrem či výkupem prázdných kazet, by mohli potvrdit, že mezi tímto „odpadem" je relativně vysoké procento náplní, které nejsou plně spotřebovány. Jak je to možné? Je to jednoduché. Tiskárna v jistý okamžik zobrazí zprávu Toner Low nebo jí podobnou a pak už je jen na zodpovědnosti a zkušenostech uživatelů, zda skutečně onen zbývající toner skončí na papíře nebo jako odpad.

 Podobně je tomu se sledováním vytížení tiskových zařízení. Společnosti často zakoupí nákladné multifunkční zařízení, které pak měsíčně odepisují a už si neuvědomují, že na toto zařízení s relativně nízkou cenou za stránku tisknou minimální počet stran, jelikož pohodlní uživatelé trvají na svých lokálních tiskárnách s cenou za stránku 2krát až 3krát vyšší.

Se službami MPS budete vědět, za co platíte

Jak tedy služby MPS zvýší transparentnost nákladů na tisk? Tak především veškeré přímé náklady na tisk budou vyjádřeny jako konečná smluvní cena za vytištěnou stránku. V této ceně budou veškeré náklady na všechny spotřební materiály, náhradní díly, opravy, preventivní údržbu, dopravu, alokaci nákladů a další nasmlouvané služby. Měsíční fakturace poskytovatele služeb MPS může také zahrnovat pronájem tiskových zařízení. Veškeré náklady jsou prostě předem známé a pevně dané.

Známé náklady lze adresovat jejich zdrojům

S pevně danou cenou za stránku lze pak počítat v rozpočtech, hlavně ale cena umožňuje přesně adresovat náklady na tisk jejich zdrojům. V závislosti na tom, jak strukturuje daná organizace své náklady, je možné náklady adresovat oddělením, hospodářským střediskům, projektům nebo samotným uživatelům. Prakticky to může vypadat tak, že na konci měsíce přijde do firmy faktura za vytištěné stránky a s ní přehledný report toho, kolik které oddělení „protisklo". Manažer IT pak jednoduše tento report předá vedoucím jednotlivých oddělení a účetní zaúčtuje reálné náklady každého střediska. Vedoucí jednotlivých oddělení mohou navíc dostat do ruky report nákladů s přesností na projekty či uživatele a zvážit, zda jsou takové náklady oprávněné.

3. Vyšší dostupnost tisku, zlepšení funkcionality

ejdražší nákladovou položkou prakticky každé organizace jsou mzdové náklady. Je proto důležité, aby tiskový park podporoval produktivitu zaměstnanců, nikoli aby jim komplikoval práci tím, že kvůli výpadkům zařízení způsobeným poruchou, chybějícím spotřebním materiálem nebo kvůli jinému nedostatku museli měnit postupy práce.

Rovněž je zbytečné, aby v době dostupné technologie digitalizace dokumentů trávili zaměstnanci svůj drahý čas stěhováním stohů papírů po kancelářích nebo poštou. Rozumné nasazení multifunkčních strojů umožní uživatelům skenovat dokumenty do e-mailu, adresáře nebo spouštět přímo z displeje stroje automatizované procedury distribuce a zpracování dokumentů.

4. Zjednodušení práce

Zjednodušení práce všech, kteří se starají o tiskový park, jsme se věnovali již níže v části o nepřímých nákladech, protože tato práce je především nákladem společnosti. Její zjednodušení si tedy pouze shrneme do stručného přehledu změn, které služby MPS přinesou. Po jejich zavedení již nikdo nemusí:

• „hlídat" dostatečnou zásobu tiskových náplní a papíru.
• tvořit objednávky, telefonovat a řešit s dodavateli objednávky.
• pamatovat na preventivní údržbu, a přesto (nebo možná právě proto) bude realizována.
• zodpovídat za zásoby tiskových kazet v hodnotě desítek tisíc korun.
• hlásit poruchy strojů, které stroj oznámí na displeji.
• řešit opravy porouchaných tiskáren.
• „pitvat" příchozí faktury dodavatelů, aby je spravedlivým dílem rozdělil mezi kolegy.
• kontaktovat interní podporu IT, když si neví rady se strojem, obrátí se rovnou na HelpDesk poskytovatele služby MPS.
• hlásit stavy počítadel kopírek dodavateli.
• zkoumat, zda jsou stroje využívány co nejlépe, to za zákazníka činí poskytovatel služeb MPS.
• účtovat odpisy velkých strojů.
• účtovat, schvalovat a proplácet více než jednu fakturu měsíčně.

Chci zdarma návrh zavedení MPS služeb