Naším zájmem není nahrazovat
jednu značku tiskáren jinou už
proto, že běžně spravujeme
smíšené tiskové parky. Aktuálně
je to zhruba 15 různých značek tiskáren.
Jak konkrétně tedy postupujeme při
sledování cíle – zefektivnění Vašeho
tiskového prostředí?
Nejprve je důležité si udělat jasno v tom, co je to efektivní tiskové řešení.
Z našeho pohledu jde o takové řešení,
které dosahuje co možná nejnižších
celkových nákladů na vlastnictví (TCO)
tiskového parku. Do nich zahrnujeme
nejen pořizovací a provozní náklady, ale
i náklady na lidské zdroje potřebné na
správu tiskového parku a jeho užívání.
Optimální tiskové řešení je na základě
našich zkušeností takové, které lze
popsat principem 4S – to je správný počet
(ne nutně minimální) správných zařízení
(ne nutně jedné značky) na správných
místech, která jsou správně používána.
Právě QuickView analýza (QVA) nám
pomáhá takového optimálního řešení
dosáhnout. Proces její tvorby lze rozdělit
do tří základních okruhů.
Rozhodnutí o tiskárnách, které
mají sloužit svým uživatelům, se
nedají realizovat od stolu. Každá QVA
začíná u Vás. V duchu strategie 4S
zkoumáme Vaše pracovní prostředí
a soustředíme se především na potřeby
uživatelů konkrétních tiskáren. Co se
na tiskárnách tiskne? Jsou to spíše
jednotlivé výtisky nebo objemnější
tiskové úlohy, faktury nebo prezentační
materiály? Jaké jsou denní objemy tisku?
Kolik uživatelů tiskárnu používá? Jak se
výtisky dále zpracovávají? Jaké potřeby
elektronického zpracování dokumentů
by tiskárna měla zvládat?
Kromě vlastností samotných tiskáren
pak dbáme na jejich umístění.
Seznámení se s Vaším fyzickým
prostředím je zásadní pro správnou
úvahu o odpovídající míře centralizace
tiskového parku. Proto tiskárny
zanášíme do mapy vaší kanceláře či provozu a mapujeme geografickou
vzdálenost tiskáren a uživatelů.
Důležitým vstupem pro naši analýzu
je zdokumentování nepokrytých
potřeb uživatelů. Ty jsou následně
konfrontovány s názory a rozhodnutími
vedoucích pracovníků tak, aby výsledné
řešení reflektovalo nejen přání uživatelů,
ale i ekonomické a provozní možnosti
vaší organizace. Výsledkem první fáze
je pak jasné pochopení stávající situace,
redundancí a naopak nepokrytých
a oprávněných potřeb uživatelů.
Základním krokem je seznámení se s prostředím u Vás ve firmě. Rozmístění tiskáren zanášíme do reálné mapy.
K co nejpřesnějšímu vyčíslení
stávajících nákladů na tisk zjišťujeme,
kolik toho vytisknete a za jakou cenu.
Objemy tisku měříme hned několika způsoby. Tím nejautomatizovanějším
je nasazení monitoringu tiskáren, tím
nejprimitivnějším jsou pak odečty
objemů tisku ze stránek využití
jednotlivých tiskáren v čase (obvykle 10–30 dnů). Zároveň ve spolupráci s Vámi
zjišťujeme ceny spotřebního materiálu,
který vstupuje do Vašich stávajících
nákladů. Pro kalkulaci nákladů bereme
v úvahu také stáří Vašich tiskáren,
a tedy jejich amortizaci a náklady na
servis. Jen tak je úvaha o nákladech na
tisk skutečně kompletní a lze ji vyjádřit
v celkových nákladech na vytištění jedné
stránky. Sebraná data vyhodnocujeme
v programu In-Map. Ten nám umožňuje
přesné zmapování Vašeho tiskového
prostředí, potřeb a analýzu nákladů na
stávající tiskové řešení, ale také simulaci
neomezeného množství různých
scénářů. To už ale přichází na řadu třetí
fáze procesů QV analýzy.
Sebraná data z „terénního“ šetření následně zpracujeme v programu In-Map a vymodelujeme scénáře optimalizace tiskového řešení.
Cílem QuickView analýzy je zrevidovat
tiskový park tak, abychom dosáhli
efektivnější tvorby dokumentů (a jejich
oběhu). Za efektivní v tomto kontextu
považujeme dosažení požadovaného
výsledku (dokument v odpovídající
kvalitě na odpovídajícím místě) při
vynaložení co možná nejmenšího
množství zdrojů (nákladů na tisk, času
na správu tiskáren, času na používání
tiskáren). Toho lze dosáhnout použitím
Vaší stávající techniky, nasazením nové
techniky, ekonomičtějším modelem
správy tiskového parku, lépe zvoleným
spotřebním materiálem a zejména
vhodnou kombinací těchto přístupů.
V programu In-Map modelujeme
scénáře optimalizovaného tiskového
řešení tak, abychom dosáhli pokrytí
Vašich potřeb při nejnižších možných
nákladech. Ve finále Vám pak
předkládáme konkrétní návrh využití
stávající techniky, nasazení nové (je-li
to potřeba), nasazení softwarových
nástrojů správy tiskového parku
a návrh dohody o servisně-materiálovém zajištění. To vše
samozřejmě doložené ekonomickou
analýzou – tedy srovnáním nákladů
„před a po“.
Klíčovým rozdílem naší analýzy oproti
konkurenci je naše nezávislost. Analýza
neslouží jako nástroj prodeje hardwaru,
protože ten nás (na rozdíl od výrobců)
neživí, ale jako nástroj optimalizace Vaší
tvorby a oběhu dokumentů.
Důležitým údajem pro naši
QuickView analýzu jsou také
nepokryté potřeby uživatelů
či naopak redundance.
Napište nám prosím, jaké jsou vaše potřeby a naši konzultanti Vás budou kontaktovat s konkrétními řešeními nebo pro podrobnější informace. Případně nám prostě zavolejte na 800 131 484, nebo napište na Tato e-mailová adresa je chráněna před spamboty. Pro její zobrazení musíte mít povolen Javascript..